Moment idéal pour améliorer la gestion du temps

Avant que COVID-19 ne devienne un mot familier, le temps était compté. L’idée d’incorporer une nouvelle technique de routine ou de gestion du temps semblait écrasante et carrément impossible. Mais maintenant, avec le temps supplémentaire que tout le monde semble avoir à la suite d’un crash, c’est le bon moment pour travailler sur certaines de ces habitudes pour améliorer la gestion du temps à l’avenir.

Considérez-le comme un cadeau pour vous-même. Utilisez ce temps supplémentaire pour changer et améliorer votre routine afin que lorsque la vie sera à nouveau occupée, vous puissiez être plus calme et moins stressé.

Il y a des années, j’ai lu trois livres sur la gestion du temps qui ont radicalement changé ma vie. Ce sont: l’autobiographie de Benjamin Franklin, 7 habitudes de personnes très efficaces et manger cette grenouille!

Benjamin Franklin a enseigné l’importance de se lever tôt: se coucher tôt, se lever tôt, rend un homme en bonne santé, riche et sage. Son obsession de programmer chaque partie de sa journée est admirable, mais même il a admis que trop de programmation peut causer l’ennui (sa parole, pas la mienne).

Steven Coveys Time Management Matrix est mon choix pour organiser ma vie. L’idée que tous les articles peuvent être classés comme urgents et non urgents et ensuite classés en importants et non importants était révolutionnaire (voir tableau).

Le concept simple de priorisation de Brian Tracys m’a donné le courage d’aborder les tâches les plus difficiles et les plus désagréables. Maintenant, comme cette grenouille à la première heure du matin, ce qui est beaucoup plus difficile car j’ai une réelle aversion pour (Ok, la peur des) grenouilles.

Voici mes 25 conseils de gestion du temps qui m’ont permis d’avoir une pratique privée réussie, d’écrire des centaines d’articles, de parler lors de conférences, d’enseigner la formation continue et d’héberger un podcast tout en restant marié pendant 23 ans, en élevant trois enfants et en profitant de la vie. .

1. Réveillez-vous et allez vous coucher à la même heure chaque jour. C’est le numéro un pour une raison. C’est l’habitude la plus importante. Des quantités suffisantes de sommeil sont essentielles pour fonctionner à des niveaux élevés, rester concentré, réduire l’anxiété et prendre des décisions de qualité.
2. Il n’y a pas d’appareils avant le coucher. Des études ont montré que les appareils juste avant le coucher réduisent la qualité du sommeil. C’est pourquoi de nombreux appareils proposent désormais des paramètres de nuit. La meilleure option est de ne pas les utiliser avant de se coucher.
3. Faites d’abord des choses importantes. Mes tâches matinales importantes comprennent: marcher, méditer, tenir un journal et parfois écrire. Ces tâches sont satisfaisantes et aident à commencer ma journée avec une attitude positive et une perspective appropriée. Ils n’incluent pas le courrier électronique, les médias sociaux ou la télévision. Ce sont des distractions.
4. Organisez le calendrier chaque semaine. Mon calendrier de travail est parfois fixé un mois à l’avance, mais chaque semaine, généralement le dimanche, je vérifie la semaine prochaine. Cela me permet d’ajouter des éléments qui doivent être traités ou de soustraire des éléments inutiles le lundi matin.
5. Utilisez un horaire pour le travail et la maison. J’ai deux calendriers, un pour le travail et un pour la maison. Les calendriers ne peuvent pas être combinés pour des raisons de confidentialité. Mon assistant accède à mon calendrier de travail et gère mon emploi du temps. Tous les membres de la famille accèdent au calendrier de démarrage pour voir les événements. Ils ont également la possibilité d’ajouter leurs propres événements.
6. Planifiez vos objectifs. Les objectifs sont essentiels pour savoir où vous voulez être d’ici la fin de cette année, dans les cinq prochaines années ou dans votre vie. Mais ils ne sont pas atteints par accident, ils doivent être décomposés en pièces puis ajoutés au planning.
7. Fixer les priorités. Emprunter à Covey, s’il est important et urgent, c’est une priorité et doit être fait immédiatement. Lorsque l’article est important et non urgent, il doit être planifié et effectué rapidement. Tous les autres éléments ne sont pas des priorités.
8. Coordonnez les soins personnels. Pendant la journée, je fais quelques exercices d’auto-soins simples qui aident à restaurer mon humeur, à relâcher certaines tensions et à réorienter mes pensées. Sur une note collante sur mon téléphone, il y a trois mots: libre, grandir, inspirer. C’est un rappel de ce que je veux faire et de qui je veux être.
9. Temps de verrouillage pour les urgences. J’ai plusieurs blocs de 30 minutes consacrés aux urgences à la maison et au travail qui totalisent jusqu’à trois heures. Cela permet des moments de crise sans panique que vous ne pouvez pas intégrer en une seule journée. Si aucun temps n’est nécessaire pour une crise, il est réaffecté pour terminer un élément de ma liste de tâches.
10. Faites d’abord de grandes choses. C’est l’idée de la grenouille Tracy. Lorsque vous avez terminé la tâche la plus désagréable, la plus grande et la plus délicate de la journée, libérez vos pensées pour rendre les articles plus faciles et plus attrayants. Étant donné qu’il est préférable de prendre des décisions importantes tôt le matin plutôt que tard le soir, il s’agit d’un stimulus supplémentaire pour terminer cette grenouille.
11. Commencez avec des délais. Je ne démarre jamais une tâche sans fixer de limite de temps. S’il n’est pas terminé dans le temps, un autre bloc horaire est attribué. Commencer une tâche avec un temps infini garantit presque qu’elle ne se fera pas.
12. Ajustez l’horaire quotidiennement. Chaque matin, après ma routine matinale, je vérifie mon emploi du temps et fais des changements de dernière minute. La nuit, juste avant de quitter le travail, l’horaire du lendemain est revu. En regardant les articles deux fois, ils sont plus susceptibles de ne pas être oubliés.
13. Planifiez des e-mails, des appels téléphoniques et des SMS. Ces articles sont importants pour les autres mais ne sont pas urgents pour vous. Par conséquent, ils sont programmés. Je vérifie mes e-mails au maximum quatre fois par jour, je dispose de quatre fois par jour pour répondre aux appels téléphoniques et je ne réponds aux SMS que lorsque cela me convient.
14. Automatisez les réponses. L’un des meilleurs gains de temps a été de découvrir que la plupart des e-mails que je reçois peuvent être gérés avec un simple modèle de réponse automatique. Lorsque plus d’attention est nécessaire, je peux modifier la réponse automatisée ou le suivi avec un e-mail supplémentaire.
15. Liste des éléments non essentiels. Il s’agit d’une liste de tâches qui n’est pas essentielle mais qui est importante. Lorsqu’il y a une interruption dans mon emploi du temps, je passe en revue cette liste et choisis l’un des éléments à compléter.
16. Déléguer les faiblesses. J’ai la chance d’avoir un excellent assistant qui gère mon emploi du temps. Bien que je sois obsédé par ma gestion du temps, ajouter et soustraire des personnes à mon agenda est ma faiblesse, donc c’est délégué.
17. Évitez le multitâche. Ce n’est pas quelque chose comme un bon multitâche. C’est juste une série de distractions et cela signifie qu’un élément n’obtient pas toute l’attention dont il a besoin. Curieusement, lorsque j’arrête de faire diverses choses, les choses se terminent plus complètement et plus rapidement.
18. Éliminez la perte de temps. Les médias sociaux, la télévision, les vidéos et les jeux sont une perte de temps qui détruira votre vie si vous les quittez. Il est normal de se déconnecter et de faire ces choses, mais elles doivent être planifiées avec des délais stricts.
19. Commencez par Non.Il y a longtemps, un autre thérapeute m’a dit que je devais commencer par dire non, puis venir à oui. C’est vrai que je pensais que j’avais tort à l’époque, mais depuis que je fais cela, cela m’a empêché de rejoindre des comités inutiles, d’accepter des fonctions qui Je n’aime pas et ne fais pas des choses qui aident les autres et pas moi.
20. Profitez de l’attente. Attendre les autres peut être une perte de temps, mais pas s’il est utilisé comme temps trouvé. J’utilise ces moments pour commander en ligne, revoir et modifier mes listes, nettoyer mon bureau, écouter une vidéo, méditer ou faire un exercice de respiration profonde.
21. Concentrez-vous sur l’achèvement. Il ne s’agit pas de perfection, il s’agit de terminer une tâche et de la marquer comme terminée. Il y a un niveau d’accomplissement qui vient de finir quelque chose et même de petites choses doivent être appréciées momentanément.
22. Sois créatif. Trouver de petites façons d’ajouter de la créativité aux tâches ordinaires peut les rendre plus agréables. J’aime coordonner la couleur des choses et être belle. Donc, même les photos que je soumets sont colorées et agréables à l’œil.
23. Mieux tôt que tard. Intégré à mon planning il y a toujours des problèmes de circulation. La route principale où nous vivons est en construction depuis dix ans, sans espoir de changement à l’avenir. Je suppose donc le pire et j’utilise les heures supplémentaires, si elles sont disponibles, comme temps d’attente.
24. Trouvez l’inspiration / la motivation. Pour rester inspiré, je lis, j’écoute des livres, je regarde des conférences TED, j’écoute des podcasts et je regarde des clips vidéo quotidiennement. Cela m’encourage et est une source constante de nouvelles informations pour m’inspirer.
25. Passez en revue les succès. Il s’agit d’une activité hebdomadaire, mensuelle et annuelle où je prends quelques minutes pour revoir ce qui a fonctionné et le célébrer. Mes sessions préférées sont celles où nous faisons cela ensemble et nous pouvons apprécier tout ce qui a été accompli.

Ces 25 conseils sont ceux que j’utilise tous les jours, presque religieusement. Ce sont les limites à partir desquelles mon travail et ma vie opèrent. Ils m’ont apporté la liberté du passé, la croissance du présent et l’inspiration pour l’avenir.